Als je een evenement organiseert dan gaat alle aandacht vooral uit naar de hoofdact of de reden van het evenement. Bij een première is het belangrijk dat de hoofdrolspelers kunnen shinen. Bij een congres voor tandartsen ben je al een jaar van tevoren bezig met het zoeken naar sprekers die een interessante voordracht kunnen houden over een onderwerp dat de meerderheid van de aanwezigen zal aanspreken. Maar ook de aankleding van de ruimte vraagt natuurlijk aandacht. Je hoeft misschien niet de Rode loper uit te rollen, maar het is wel zo prettig als zowel de deelnemers als de sprekers of andere hoofdpersonen zich op hun gemak voelen.


Zorg voor een prettige vloer

Een ruimte waar een evenement plaatsvindt moet prettig zijn voor iedereen. Dat betekent dat de vloer zo vlak mogelijk moet zijn zonder obstakels. Zo kunnen ook rolstoelgebruikers de ruimte gemakkelijk betreden. Een vloer waarop mensen niet gemakkelijk uitglijden is ook aan te raden. Zeker als er dames op hoge hakken lopen wil je niet dat ze voor het oog van de camera struikelen. Je kunt voor de vloer online tapijttegels kopen. Het grote voordeel is dat deze ook na het evenement kunnen blijven liggen. Kies een neutrale kleur zodat je deze gemakkelijk kunt combineren met de inrichting met stoelen en tafels, ook als het evenement voorbij is en de ruimte wellicht voor een ander doel wordt gebruikt.

Zorg voor goede verlichting

De verlichting moet afgestemd zijn op het evenement. Als er iemand op het podium staat die alle aandacht moet krijgen dan moet het licht in de zaal gedimd worden. Gaat het om een congres waarbij de aanwezigen aantekeningen willen maken tijdens de voordrachten van de sprekers, dan moet er juist goed licht zijn. Ook de stoelen zijn belangrijk. Die moeten comfortabel zijn, zeker als het een evenement is waarbij de aanwezigen voornamelijk zitten. Als er ook rondgelopen wordt dan moet daarvoor juist weer voldoende ruimte zijn. Houd daarbij indien van toepassing ook rekening met rolstoelgebruikers of mensen die anderszins slecht ter been zijn of slechtziend.

Versieringen

Als het om een feestelijk evenement gaat dan moeten er wellicht ook versieringen worden opgehangen. Houd rekening met de veiligheid. Sinds de fatale brand in Café De Hemel in Volendam gelden er strenge regels voor het ophangen van versieringen, zeker als er kroonluchters of vergelijkbare verlichting in de ruimte hangen. Zorg er ook voor dat versiering niet te laag hangt zodat mensen er met hun hoofd tegenaan kunnen lopen of met hun haren in verstrikt kunnen raken. Vaak kun je al een dag van tevoren in de ruimte terecht om deze gereed te maken voor het evenement. Benut deze tijd optimaal om alles goed voor te bereiden. Op die manier heb je op de dag zelf minder stress en kun je als organisator hopelijk ook zelf volop genieten van de dag of de avond.