ZAANDAM - Er zijn veel mensen die zeggen een leuk idee te hebben, maar het is onwijs moeilijk om een goed idee tot uiting te brengen. Zeker in de evenementenbranche. Hoe organiseer je nou een goed feest? We gaan je hopelijk een paar waardevolle tips geven.

Bepaal je doelgroep

Het belangrijkste is dat je heel helder hebt voor wie je het feest gaat organiseren. Dat betekent niet dat je moet zeggen ‘iedereen’ of ‘volwassenen’, want dat is niet specifiek genoeg. Je wilt jouw doelgroep tenslotte op de juiste manier (kunnen) bereiken. Bepaal daarin ook of het een evenement of feest is wat overdag of s ’avonds plaats zal vinden. Wellicht heb je ook al een locatie in gedachten waar jouw doelgroep ook veel komt.

Start tijdig met de promotie

Zodra je vergunning is aangevraagd, kan je beginnen met de promotie van je evenement. Zorg dat er een website is waar men zich kan inschrijven voor tickets (pre-sale) en dat je social media kanalen zijn ingericht. Als men zoekt naar jouw evenement dan ben je in ieder geval vindbaar. Daarnaast kan je posters door de stad heen hangen of laat logo stickers drukken om je evenement verder te promoten.

Check de faciliteiten op je gewenste locatie

Het wordt vaak onderschat, de faciliteiten op een locatie dat er zo leuk en gezellig uitziet. Maar als er maar amper toiletvoorzieningen zijn en weinig mogelijkheden zijn om dit uit te breiden is het maar de vraag of het nog een goede locatie is.

Deurbeleid & beveiliging

De vergunning zal waarschijnlijk alleen worden verleend als er ook is nagedacht over het deurbeleid. Eigenlijk over gehele beveiliging. Het is daarom goed om polsbandjes bestellen, zodat je makkelijk onderscheid kan maken tussen personeel en je gasten. Zeker wanneer je een 18+ feest organiseert is dit zeer wenselijk i.v.m. de alcoholwetgeving. Daarnaast weet je precies hoeveel mensen er binnen zijn, omdat je een vast aantal polsbandjes hebt gekocht.

Aansprekende namen

Het zal je niet verbazen dat een bekende naam helpt bij de promotie van je evenement. Echter zit daar ook een kostenplaatje aan. Houd hier desgewenst rekening mee in je begroting en dus ook in je prijs voor de entreekaarten.

Kijk daarnaast ook zeker naar lokaal talent, wellicht kom je potentiële artiesten tegen in het Zaantheater bijvoorbeeld. Door lokale artiesten op de line-up te zetten trekt het ook mensen uit de buurt aan. Zo kan deze gratis mond-tot-mond reclame ook helpen bij de promotie van jouw evenement!

Nodig sponsoren en de media uit

Vergeet niet om tijdig de lokale media en je sponsoren uit te nodigen. Dit kan bijvoorbeeld de dag of avond voor het grote evenement plaats zal vinden. Loop een rondje over het evenemententerrein en laat ze zien wat er precies gaat gebeuren. Voor sponsoren een kans om te netwerken met andere collega ondernemers.

Ook op de dag zelf zijn journalisten natuurlijk van harte welkom om bijvoorbeeld een stukje te schrijven of om foto’s te maken. Iets wat snel wordt vergeten, maar eigenlijk een belangrijke fundering is voor het voortbestaan van jouw evenement! Hoe meer er in de Zaan gesproken wordt over het evenement en hoe meer mensen er de eerste editie naar toe gang hoe groot de kans is op succes. Het zou natuurlijk mooi zijn als jij een nieuw jaarlijks festijn kan organiseren voor ons Zaandam!